Efektywna zdalna praca zespołowa

Związana z koronawirusem konieczność przej­ścia na pracę zdalną (a następnie hybrydową) zmusiła zarówno duże, jak i małe organizacje ze wszystkich branż do ponownego przemyślenia sposobu, w jaki ich pracownicy oraz zespoły komunikują się ze sobą i współpracują. Choć była to potrzeba chwili, to pandemia tylko przyśpie­szyła pewne trendy.

Jak zwiększyć efektywność zdalnej pracy zespołowej?

Już wcześniej różne badania pokazywały, że wielu pracowników ponad wyższą pensję przed­kłada bardziej elastyczne podejście do pracy i brak konieczności codziennego wykonywania jej w biurze, w godzinach od 9:00 do 17:00. Ocze­kiwali oni takich narzędzi, które umożliwią im pracę z domu czy w ogóle z dowolnego miejsca.

Także jeszcze przed pandemią sporo firm pró­bowało zerwać z tradycyjnymi, hierarchicznymi strukturami organizacyjnymi, tworząc przestrzeń dla bardziej elastycznych form współpracy. Priorytetem dla nich stawała się efektywna praca zespoło­wa zdalna, w której zespoły mogły być szybko tworzone na potrzeby konkretnych projektów i pojawiają­cych się idei. Powód był oczywisty: dzięki ela­stycznym i zmiennym strukturom udawało im się lepiej wykorzystywać indywidualne kompe­tencje swoich pracowników.

Zarówno pragnienie bardziej elastycznej pracy, jak i potrzebę tworzenia najbardziej kreatyw­nych w danym momencie i okolicznościach ze­społów można łatwo spełnić, gdy dysponuje się odpowiednim narzędziem. Takim, które będzie hubem dla całej komunikacji i współpracy, reali­zowanych w czasie rzeczywistym. Narzędziem, które umożliwia prowadzenie audio- i wideokonferencji oraz pozwala na zarządzanie spotkania­mi i wspólną pracę nad dokumentami. Co wię­cej, do którego będzie łatwy dostęp – zarówno przez aplikację, jak i przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu.

Narzędzia do zwiększenia efektywności pracy zespołowej zdalnej

Narzędziem, które spełnia powyższe kryteria jest Microsoft Teams. Zrywa ono z tradycyjnym sposobem współpracy, polegającym na częstym sięganiu po telefon, korzystaniu z poczty elektroniczneji wysyłaniu załączników z kolejnymi wersjami tego samego dokumentu (a potem czekaniu na odpowiedź) oraz na spotkaniach wyłącznie twarzą w twarz.

Zamiast tego Teams oferują szybkie i spraw­ne przełączanie się w jednym oknie pomiędzy wybranymi kanałami komunikacji, w tym wide­okonferencjami i czatami, współpracę nad doku­mentami w czasie rzeczywistym, współdzielenie plików i działania w mniejszych i większych gru­pach.

Teams mają intuicyjny interfejs i są proste w ob­słudze, więc praca przy ich użyciu staje się wydaj­niejsza. Jednym lub dwoma kliknięciami można skonfigurować wiele kanałów komunikacji, kon­wersacje są prowadzone w wątkach, co ułatwia ich śledzenie, a nowe powiadomienia pojawiają się na ekranie. Także jedno kliknięcie wystarczy, by rozpocząć rozmowę głosową lub wideo.

Platforma nie jest prostym hubem różnych kana­łów komunikacji. Ponieważ jest zintegrowana z Office 365, daje użytkownikom łatwy dostęp do aplikacji biurowych, takich jak Excel i Word, a tak­że do plików w chmurze i rozwiązań synchronizu­jących informacje, takich jak SharePoint, Power BI czy Delve. Użytkownicy Teams mogą płynnie przełączać się pomiędzy czatem wideo, komuni­katorem, pocztą e-mail i jednocześnie razem pra­cować nad dokumentami.

W dodatku Teams to nieustannie rozwijane roz­wiązanie, które oferuje coraz więcej aplikacji, lepszą ich integrację i kolejne usprawnienia. Nie ogranicza się przy tym do programów Office 365, umożliwiając także korzystanie z aplikacji zewnętrznych dostawców. By wybrać potrzebne do pracy narzędzia, użytkownicy mogą skorzy­stać ze sklepu z aplikacjami Teams.

Dowiedz się również jakie są korzyści z modernizacji systemu kopii zapasowych.