Dżentelmeni (nie zawsze w garniturach) robią biznes. Case study SEBASTJAN Doradztwo Podatkowe sp.k.

Spis treści:

1. Opis klienta.
2. Wyzwania biznesowe.
3. Najważniejsze wdrożone rozwiązania IT na przestrzeni lat.
4. Rezultaty uzyskane przez spółkę SEBASTJAN.
5. Współpraca na zasadzie umowy dżentelmeńskiej.

Opis klienta

Spółka SEBASTJAN Doradztwo Podatkowe sp.k. działa w branży od 1992 roku, czyli od ponad 30 lat. Jego założycielami są Irena Sebastjan i Arkadiusz Sebastjan, doradcy podatkowi. Spółka zatrudnia około  90 pracowników i na co dzień obsługuje ponad 750 podmiotów gospodarczych m.in. z Rudy Śląskiej, Zabrza, Gliwic, Chorzowa, Świętochłowic czy Katowic.

Spółka SEBASTJAN Doradztwo Podatkowe świadczy usługi w zakresie: doradztwa podatkowego, sporządzania różnorodnych zgłoszeń, deklaracji i zeznań przewidzianych przepisami prawa podatkowego, reprezentuje podatników przed organami podatkowymi i celnymi, prowadzenia ewidencji dla potrzeb zryczałtowanego podatku dochodowego, prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozliczeń z ZUS. Kompleksowo i profesjonalnie podchodzi do swoich klientów – zarówno jeśli chodzi o działalność „codzienną”, związaną z prowadzeniem firmy, jak i w przypadku nagłych, niespodziewanych sytuacji. Dlatego też tego samego oczekuje od partnerów biznesowych i firm, z którymi współpracuje.

Wyzwania biznesowe

Generalnym wyzwaniem w ujęciu całej firmy było unowocześnienie infrastruktury IT, która praktycznie nie zmieniła swojego oblicza od momentu powstania spółki. Wiadomym jest, że technologia idzie z duchem czasu i rozwiązania wprowadzane w latach 90. ubiegłego wieku nie będą spełniały wymagań współczesnych przedsiębiorstw.

Ponadto, pod koniec lat 90. spółka SEBASTJAN była obsługiwana przez firmę informatyczną, która nie spełniała oczekiwań zespołu. Skutkiem tego były powtarzające się incydenty w postaci awarii sprzętu i oprogramowania. Nic dziwnego – w końcu infrastruktura była już przestarzała, a ówczesna firma nie zaproponowała sposobu na unowocześnienie aktualnych zasobów.

W 2000 roku, po dokonaniu audytu naszych zasobów przez ITPunkt okazało się, iż nasz sprzęt i infrastruktura sieciowa mają dużą wartość, ale jedynie w ujęciu historycznym jako eksponaty w muzeum techniki (tej dawnej). – mówi Pan Arkadiusz Sebastjan, wspólnik spółki SEBASTJAN.

Należało zatem znaleźć nową firmę informatyczną, która zaproponuje rozwiązania na miarę współczesnego świata, a jednocześnie będzie „czuwać” nad środowiskiem IT i zareaguje zawsze wtedy, gdy nastąpi taka konieczność – dokładnie tak, jak Pan Arkadiusz Sebastjan i jego zespół pracują ze swoimi klientami. Warto również dodać, że działając w branży księgowej, należy mieć na uwadze bezpieczeństwo danych klientów. Poufność jest zatem priorytetem. Firma ITPunkt miała więc za zadanie unowocześnienie środowiska informatycznego przy jednoczesnych zachowaniu zasad bezpieczeństwa danych.

Najważniejsze wdrożone rozwiązania IT na przestrzeni lat

Ponad 20-letnia, stała, codzienna współpraca ITPunkt i spółki SEBASTJAN obfitowała w wiele zrealizowanych z powodzeniem projektów. Dlatego, wspólnie z Panem Arkadiuszem, postanowiliśmy wyróżnić te główne, znaczące, które w największym stopniu przyczyniły się do rozwoju spółki SEBASTJAN. Nazwaliśmy je „kamieniami milowymi”.

Kamień milowy  #1 – rok 2000 i unowocześnienie infrastruktury IT

Po przeprowadzeniu audytu i wysnuciu wniosków należało wcielić je w życie. Specjaliści z ITPunkt zajęli się wymianą sprzętu i oprogramowania na nowe. Po dziś dzień firma SEBASTJAN zaopatruje się w 99% w sprzęt od przedsiębiorstwa ITPunkt, które dysponuje szeroką ofertą rozwiązań marki Dell Technologies. Taki wybór umożliwia ciągłość działania firmy, eliminuje przerwy w pracy spowodowane nagłymi incydentami, a to wszystko dzięki bezawaryjnemu, nowoczesnemu sprzętowi. Więcej na temat wdrożonych produktów poniżej.

Kamień milowy #2 – rok 2007 i relokacja biura wraz z całą siecią komputerową

Kolejnym wyzwaniem we współpracy ITPunkt i spółki SEBASTJAN była zmiana siedziby Klienta i związana z tym konieczność migracji całej sieci komputerowej. Spółka ITPunkt wspomogła na początku profesjonalnym doradztwem w tym zakresie, a następnie zaproponowała wdrożenie pasujących rozwiązań w zakresie infrastruktury sieciowej, począwszy od kabli, złączek i rozdzielaczy na szafie serwerowej kończąc. Zastosowano wówczas router FortiGate 60F i switche: 2x Cisco SG 300-52, 1x Cisco CBS350-48T-4G, 1x Cisco CBS350-48T-4G.

Kamień milowy #3 – rok 2010 i wymiana serwera

Z upływem czasu i wykładniczym wzrostem ilości danych, obecny serwer okazał się niewystarczający. Firma ITPunkt precyzyjnie wyznaczyła moment, w którym wymiana serwera i związanego z nim oprogramowania stała się konieczna, aby kontynuować działalność biura bez żadnych opóźnień.

Proces wymiany serwera, gdyby nie wydatki na niego, właściwie przeszedłby niezauważony. Spółka ITPunkt dokonała migracji danych szybko i, co najważniejsze, bez jakiegokolwiek uszczerbku dla danych, które są dla nas kluczowe. – zauważa Pan Arkadiusz Sebastjan.

Firma ITPunkt zaopatrzyła spółkę SEBASTJAN w serwer Dell PowerEdge R440. To model odpowiadający wszystkim potrzebom – nie tylko w zakresie szybkości i sprawności działania ale również, co jest fundamentalnie ważne, w zakresie bezpieczeństwa danych.

Warto również dodać, że spółka ITPunkt przeprowadziła symulację awarii serwera Dell PowerEdge R440 i uruchomienia systemu na zastępczym sprzęcie, aby zobaczyć, jak sprawdza się nowe, wdrożone rozwiązanie. Po niespełna 2 godzinach system wznowił pracę bez uszczerbku dla komfortu pracy i z zachowaniem spójności danych.

Kamień milowy #4 – rok 2018 i usługa bezpiecznego przechowywania danych

Przedsiębiorstwo SEBASTJAN stale się rozrasta, co implikuje nowe wyzwania dla całego systemu informatycznego, w tym archiwizacji danych. Spólka ITPunkt zaproponowała rozwiązanie, które umożliwia bezpieczne przechowywanie danych (także tych sprzed wielu lat) bez obaw o ich utratę – bibliotekę taśmową pod backup Dell TL1000. Dodatkowo, w 2023 roku, wprowadzono nową usługę stworzoną przez ITPunkt – pakiet Aurora BaaS, czyli Backup as a Service.

Rezultaty uzyskane przez spółkę Sebastjan

Na przestrzeni ponad 20 lat spółka SEBASTJAN może pochwalić się wieloma pozytywnymi rezultatami we współpracy z ITPunkt, które dotyczą nie tylko sprawnego funkcjonowania infrastruktury IT, ale również całego biznesu.

Spółka ITPunkt zaproponowała i wdrożyła nowe rozwiązania dzięki, którym mogliśmy wyjść z mroków prehistorii informatycznej i sprzętowej. Nowa jakość pozwoliła nam na bezproblemową pracę i zapewniła bezpieczeństwo danych. Rozwiązania proponowane przez ITPunkt wydawały nam się radykalne i ponadwymiarowe w zakresie potrzeb, jednakże rzeczywistość szybko zweryfikowała nasze, jakże błędne przekonania. – przyznaje Pan Arkadiusz.

Dzięki wieloletniej współpracy z ITPunkt spółka SEBASTJAN zyskała nowoczesną infrastrukturę dopasowaną do aktualnych wymagań rynku. Sprzęty i oprogramowania nowej generacji marki Dell zastąpiły przestarzałe modele wywołujące jedynie awarie i frustracje. Taki ruch znacznie usprawnił codzienne funkcjonowanie firmy i umożliwił ciągłość jej działania. Dane klientów są odpowiednio przechowywane i zabezpieczone, co z kolei ukazuje przedsiębiorstwo SEBASTJAN jako godnego zaufania podwykonawcę. Spółka zyskała również solidnego Partnera, na którego może liczyć zawsze wtedy, gdy tego potrzebuje – a to wszystko na zasadzie umowy dżentelmeńskiej.

Współpraca na zasadzie umowy dżentelmeńskiej

Współpraca ITPunkt i spółki SEBASTJAN odbywa się na zasadach umowy dżentelmeńskiej (gentlemen’s agreement), co oznacza, że nie ogranicza się ona jedynie do czynności zapisanych literalnie w umowie prawnej. Takie rozwiązanie sprawia, że Pan Arkadiusz i reszta załogi mogą czuć się bezpiecznie i pewnie we współpracy z ITPunkt, a pojawiające się problemy zostaną rozwiązane szybko, kompleksowo i bez zbędnych tłumaczeń. Współpraca na zasadzie umowy dżentelmeńskiej pokazuje zaufanie jednej strony do drugiej i jeszcze bardziej udowadnia, że firma ITPunkt stawia na długofalowe relacje oparte na partnerstwie.

Spółka ITPunkt, mimo braku takiego zapisu w umowie o współpracy, uczestniczyła i uczestniczy w instalacji oprogramowania użytkowego wykorzystywanego w codziennej pracy spółki SEBASTJAN. Pracownicy ITPunkt instalują oraz uruchamiają oprogramowanie do podpisów elektronicznych, zewnętrznych baz danych (np. SIP Lex), Płatnika i innych, niezliczonych (bardziej lub mniej potrzebnych) aplikacji.

Opiekunem Handlowym po stronie ITPunkt jest Mateusz Klimczok – obecnie Regionalny Dyrektor Sprzedaży Śląsk.

Pragnę podziękować wszystkim pracownikom i współpracownikom spółki ITPunkt – w szczególności Panu Mateuszowi Klimczokowi – za fachowość i kompetencję oraz za anielską cierpliwość do nas jako użytkowników sprzętu, którzy najczęściej kompletnie nie rozumieją co „siedzi w środku” i dlaczego działa. Dziękuję za wypowiadane z uśmiechem i życzliwością uwagi typu: „nie, komputer, który nie jest podłączony do prądu nie będzie działał” – śmieje się Pan Arkadiusz Sebastjan.

Jesteś zainteresowany podobnymi rozwiązaniami? Skontaktuj się z nami na handel@itpunkt.pl!