Miniony rok 2021 to kolejny rok pandemii Covid-19, trudny dla firm z wielu branż, które walczą o wynik i utrzymanie się na rynku. Rosnąca inflacja i wzrost cen paliw nie ułatwiały tego zadania. Nowy, 2022 rok, to bez wątpienia rok dużych zmian dla biznesu. Czy okażą się korzystne? Czas pokaże dla kogo. Natomiast faktem bezdyskusyjnym jest poważny wzrost kosztów prowadzenia działalności, zarówno podatkowych, jak i tych wynikających z eksploatacji budynków, maszyn i urządzeń. Ogromny wzrost cen prądu i gazu, ciągle rosnąca inflacja oraz wzrost stóp procentowych będą miały poważny wpływ na firmy i ich kondycję, a także na ich pozycję rynkową i możliwość skutecznej walki o klientów.
Na rynku już można zauważyć wzrost cen wynajmu powierzchni biurowych i magazynowych wynikających między innymi ze wzrostu cen mediów. Korzystanie z nich wymaga oświetlenia i ogrzania, więc koszty stałe związane z ich utrzymaniem będą co najmniej kilkukrotnie wyższe. Co za tym idzie firmy za każdy metr wynajmowanego biura czy magazynu, również będą musiały zapłacić więcej. Ponadto wprowadzone zmiany podatkowe oraz zmiany w sposobach rozliczania składek dla ZUS, nie tylko podnoszą koszty prowadzenia działalności. Będą również oznaczać wyższe koszty pracy. W związku z tym opłaty związane np. z ochroną budynków, sprzątaniem itp. również wzrosną i będą przeniesione na przedsiębiorców.
Wyjątkowo mocno dotknie to firmy, które muszą utrzymywać w działaniu maszyny lub inne urządzenia. Do prawidłowej pracy, poza powierzchnią spełniającą odpowiednie standardy przemysłowe, wymagają one dużych ilości energii elektrycznej, a często również innych mediów np. gazu. Jednym z obszarów, którego koszty utrzymania bardzo poważnie wzrosną to IT. Wzrost kosztów pracy wysoko wykfalifikowanych, a co za tym idzie nietanich pracowników, będzie oznaczał jeszcze większe obciążenie dla pracodawcy, które nie zawsze będzie mógł je przenieść na klientów. Utrzymywanie środowisk IT, które ze swojej natury wymagają dodatkowej powierzchni biurowej na pomieszczenia serwerowe, które w skali roku zużywają bardzo dużo prądu, będzie kosztowało bardzo dużo pieniędzy. Jeżeli doliczymy do tego rosnące ceny sprzętu informatycznego i problemy z jego dostępnością, to otrzymujemy ponury obraz dla sfery IT na co najmniej najbliższy rok. Z dużym prawdopodobieństwem należy się spodziewać, że tak trudna sytuacja będzie trwała kilka lat.
Jak osiągnąć dobry wynik finansowy przy tak lawinowym wzroście kosztów związanych m.in. z utrzymaniem środowiska IT? Myślę, że każdy przedsiębiorca postawiony przed tak trudnym wyzwaniem, zadaje sobie dzisiaj to pytanie. Czy jest jakiś sposób na obniżenie kosztów do akceptowalnych przez niego i rynek poziomu? Czy obcinanie kosztów musi oznaczać rezygnację z jakości lub funkcjonalności w IT? Mam nadzieję, że odpowiedzi i możliwe kierunki działań znajdą Państwo poniżej.
Czy kolokacja jest odpowiedzią na rosnące ceny mediów i powierzchni biurowych?
A może należy rozważyć inne scenariusze związane z utrzymywaniem swoich serwerów, macierzy, sprzętu sieciowego i wielu innych systemów, które dzisiaj trzymamy w serwerowni lub w serwerowniach? Czy na pewno musimy mieć je fizycznie na wyciągnięcie ręki i płacić za ich powierzchnię, prąd, łącza internetowe, ochronę oraz inne rzeczy związane z jej utrzymaniem? Nowoczesne centra danych umożliwiają bardzo spersonalizowane podejście do kwestii związanych z utrzymywaniem zasobów swoich klientów. Możemy umieścić w nich fizycznie swój sprzęt, a płacąc jedynie za miejsce w szafach przemysłowych mamy zagwarantowaną ich dostępność dla nas o każdej porze dnia i nocy. Mamy zagwarantowane redundantne systemy zasilania oraz łącza awaryjne, więc dostępność do danych i systemów jest na najwyższym poziomie. Pamiętajmy też, że poziom zabezpieczeń jest również wysokiej jakości, w tym również mamy zapewnioną ochronę fizyczną przed nieuprawnionym dostępem do naszych urządzeń.
Drugą, często praktykowaną formą jest wykupienie potrzebnych nam zasobów lub wynajem dedykowanych maszyn. To bardzo efektywna forma zapewnienia sobie właściwie wyskalowanego środowiska do pracy. Płacimy za tyle mocy obliczeniowej, ile jej faktycznie potrzebujemy, za tyle przestrzeni dyskowej, ile rzeczywiście chcemy użytkować oraz za poziom bezpieczeństwa, jakiego potrzebujemy. W każdym momencie możemy zwiększyć ilość potrzebnych nam zasobów jeżeli zauważymy, że wydajność przy obciążeniach jest niezadowalająca. Mamy możliwość dołożyć procesory, pamięć operacyjną, a także zwiększać przestrzeń dla naszych danych. Dostawca usługi dba o najwyższy poziom bezpieczeństwa w stopniu trudno osiągalnym dla samego przedsiębiorcy przy zachowaniu rozsądnego poziomu kosztów inwestycji w cybersecurity.
Niezależnie od wybranego modelu, zawsze znacząco obniżamy koszty utrzymania naszej infrastruktury IT, nie tracąc nic z bezpieczeństwa ani z wydajności. Pamiętajmy, że dzisiaj poziom technologiczny związany z łączami internetowymi jest na tak wysokim poziomie, że umożliwia absolutnie bezproblemową i komfortową pracę przez sieć.
Outsourcing IT – skuteczna metoda na obniżenie kosztów utrzymania środowiska IT i wzrost zadowolenia użytkowników
Wcześniej mówiliśmy o kosztach bezpośrednio związanych z utrzymaniem w działaniu serwerowni w ujęciu sprzętowym. Drugim ważnym składnikiem kosztowym, który składa się na funkcjonowanie infrastruktury IT, są wydatki pracownicze. Pensje, premie, szkolenia, wyposażenie stanowiska pracy, biuro, telefon, samochód, wyjazdy itp. W skali roku są to koszty, obok których ciężko jest przejść obojętnie. Już nawet dwuosobowy Dział IT może kosztować zaskakująco dużo. Szczególnie jeżeli chcemy pracować z najlepszymi specjalistami, a tylko tacy zagwarantują nam bezpieczne i stabilne otoczenie dla naszego biznesu. Czy możemy optymalizować tę część kosztów firmy bez pogorszenia jakości, bezpieczeństwa i wydajności? Oczywiście, że tak. Z pomocą przychodzi nam tutaj doświadczona firma outsourcingowa, która ma w swoich szeregach dziedzinowych specjalistów z zakresu sprzętu, zarządzania środowiskami IT, cyberbezpieczeństwa, klasycznego helpdesku oraz ma wypracowane właściwe standardy i procedury. Dzięki temu jest ona w stanie dostarczyć usługę na najwyższym możliwym do osiągnięcia poziomie. Co za tym idzie, nie dość, że jesteśmy w stanie obniżyć koszty utrzymania Działu IT nawet o 60%, to najczęściej osiągniemy wzrost jakości świadczonych usług.
Firmy zewnętrzne oferujące usługi opieki informatycznej zatrudniają najwyższej klasy specjalistów, a to przekłada się na skrócenie czasu potrzebnego na usunięcie problemów. Dzięki proaktywnym działaniom i wdrożeniu właściwych standardów w organizacji są w stanie zapobiegać im w przyszłości. Poza bieżącym wsparciem będziemy mieli również zapewnioną pomoc przy projektowaniu i planowaniu rozwoju obszaru IT. Nie można zapominać, że IT ma być efektywnym narzędziem dla biznesu, a nie źródłem problemów i kosztów. To da się osiągnąć, ale wymaga to metodycznej i systematycznej pracy. Firma zewnętrzna to również wysoki poziom tzw. higieny IT w postaci solidnej dokumentacji technicznej. Często bywa zaniedbywana, a jest niezwykle istotna z punktu widzenia ciągłości działania i bezpieczeństwa.
Pamiętajmy, że nie wszystko możemy i umiemy robić najlepiej. Dlatego model, w którym Państwo skupiacie się na swoim biznesie, a obszar zarządzania i rozwoju IT przekazujecie w ręce zewnętrznych specjalistów, sprawdza się najlepiej. W perspektywie czasu takie rozwiązanie kosztuje najmniej.
Inwestycje w sprzęt – czy to na pewno dobra inwestycja?
Ostatnim elementem kosztowym obszaru IT jest zakup sprzętu IT i zarządzanie jego cyklem życia. To z pozoru proste zagadnienie wymaga chwili większej uwagi. Na początek przyjrzyjmy się bieżącej sytuacji z cenami i dostępnością sprzętu. Najogólniej mówiąc są potężne problemy z dostępem do podzespołów elektronicznych. Dotyka to wszystkich branż od automotive, przez przemysł, producentów sprzętu AGD, elektroniki użytkowej i RTV, po IT. Problem jest globalny i nie należy się spodziewać, że sytuacja się prędko ustabilizuje. Obserwujemy obecnie zjawisko ograniczonej podaży przy jednoczesnym rosnącym popycie na rozwiązania IT, którą napędza pandemia i potrzeba pracy zdalnej. Powoduje to, że ceny sprzętu informatycznego stale idą w górę. Dzisiaj nie dość, że za przykładowego laptopa i monitor zapłacimy więcej niż jeszcze rok temu, to w skrajnych przypadkach będziemy musieli poczekać nawet kilka miesięcy na wymaganą konfigurację. Jak możemy sobie poradzić z tą sytuacją?
Po pierwsze odpowiedzmy sobie na pytanie, czy inwestycja w sprzęt IT, który bardzo szybko traci na wartości i najczęściej po trzech latach wymaga wymiany jest dla nas korzystna? Koszty zakupu, obsługi serwisowej, zarządzania magazynem, logistyki i utylizacji – to wszystko składa się na całkowitą cenę posiadania zasobów sprzętowych w IT. Czy na pewno wszystko, czego chcemy używać, musimy kupić? Komputery, serwery, macierze i inny sprzęt IT to narzędzia dla naszego biznesu i mamy inne możliwości, aby mieć do nich dostęp. Zamiast kupować możemy je… wynająć! Nie dość, że uzyskamy możliwość efektywniejszego rozliczenia kosztów związanych z usługą wynajmu, to znikają nam obciążenia związane z serwisem i zarządzeniem całym cyklem życia produktu. Dodatkowo możemy uzyskać wyższy poziom usług serwisowych dzięki sprzętowi zastępczemu i krótszym czasom SLA. To także dostęp do aktualnej i najnowszej technologii IT przy zachowaniu relatywnie niskiego poziomu kosztów. Nie mylmy tego modelu z leasingiem, który jest jedynie formą finansowania. Wynajem to dostęp do sprzętu z całym zapleczem usługowym firmy, która ten sprzęt dostarcza.
Podsumowanie
Powyższe przykłady pokazują, że IT nie musi być drogie. Mamy wiele możliwości optymalizacji kosztów związanych z jego utrzymaniem, zakupem i używaniem. Dobór lub połączenie odpowiednich wariantów da nam wymierne korzyści finansowe. Uzyskane dzięki temu dodatkowe zaplecze finansowe można przeznaczyć na inwestycje lub na zabezpieczenie działalności firmy w tych trudnych dla wszystkich czasach. Jeżeli chcieliby Państwo szerzej omówić przedstawiane tutaj aspekty, zapraszam do kontaktu: rafal.kochnowicz@itpunkt.pl.
Przeczytaj również
